Komunikace
Zvoní telefon.
Paní šéfredaktorka mne uprostřed porady žádá o úvahu na téma komunikace uvnitř řízeného hotelu s akcentem na systém porad, tok informací, informační šumy. Dělám zásadní chybu. Slibuji a zapomínám. Ihned. Po dvou týdnech druhý pokus o komunikaci z druhé strany. Napravuji zásadní chybu v komunikaci, potvrzuji přijetí informace, zaznamenávám ji a v daných časech realizuji.
Komunikace, co to vlastně je?
Moje dcera, která studuje komunikaci na fakultě sociálních věd University Karlovy, by jistě napsala několik stran teorií o této problematice. Naučné slovníky mají k tomuto termínu mnoho odkazů. Komunikace jako spojnice a cesta z bodu do bodu, pozemní komunikace, a mnoho dalších. Nás bude především zajímat komunikace mezi členy týmu, komunikace jako sdělování a výměna informací. Nejen hotel, ale každá firma a společnost je místo kde denně proudí informace nepředstavitelným množstvím směrů. Toto svištění informací může být charakteru nahodilostí a domnělý příjemce je může odchytávat jak jej to napadne nebo se snažíme do informačních toků vnést nějaký řád a poté můžeme hovořit o komunikační kultuře společnosti.
Za roky strávené v manažerských funkcích jsem si vytvořil vlastní systém komunikace, se kterým se rád podělím.
Zcela jistě za hlavní moment chápu vlastní politiku „otevřených dveří“. V každé denní době může přijít do mé kanceláře kdokoli z týmu a přijít s problémem a i osobním, s návrhem, s prosbou, a pokud jsou dveře pracovny otevřené, tak má jistotu, že jej vyslechnu, vyhodnotím informaci a přijmu řešení. Mnoho let používám druhý nástroj komunikace a to je denní projití prostor hotelu s důrazem na zázemí, kuchyně, pracoviště pokojských. Tolik informací, které získám během této půlhodiny se na žádné poradě nedovím.
Při tvorbě systému komunikace je nejdůležitější stanovení jednoduché a funkční organizační struktury, kdy máme jasno, co očekáváme od jednotlivých stupňů řízení. Důležitým momentem je přesně znát a stanovit odpovědnosti za řídící procesy a jejich kontrolu.
Vnitřní komunikace
V současné době informačních technologií je tok informací zjednodušen v časovém rozlišení na co nejkratší dobu. Jsme schopni přijmout v průběhu pracovní doby několikanásobně více informací, než tomu bylo před pár lety. Dnešní informační technologie umožňují ukládat všechny informace na místech, kde jsou přístupné všem členům týmu. Interní sdělení nebo memo cirkulují v hotelu elektronicky a ne „papírovou formou. Velmi efektivní je i sledování aktivit spolupracovníků např. obchodního oddělení, kdy účinné SW PMS vyhodnocují jejich denní aktivity a kroky k účinné obchodní praxi.
Základem efektivní komunikace je vnitřní systém porad, jejich záznamů a dostupnost všem, kteří s nimi pracují. Opět vstupují do hry současné SW možnosti. Přístupy na centrální informační místa, kde komunikace probíhá v čase, a informace jsou otevřeny pro všechny. Svolání porady, korekce času a programu je otázkou několika okamžiků při využití Outlooku, tedy pokud je vnitřní normou společnosti jej používat. Na denní bázi jsou operativní porady ředitele, které hodnotí ekonomické ukazatele a denní provozní problémy, informují o akcích a programu dne tak, aby všechny úseky měly přehled o potřebách klientů. Na týdenní bázi jsou porady úseků, kde se řeší problematika pracovních týmů dle odborností. Na měsíční bázi je porada vedení, jejímž úkolem je realizovat představy investorů, řešit koncepční problematiku, přijímat kroky k naplnění plánovaných úkolů především v ekonomických oblastech a vyhodnocovat dosažené výsledky. Velmi často komunikujeme na poradách kvalitu nabízených produktů a zpětnou informaci od našich hostů. Efektivnost porad vidím především v jejich stručnosti / operativní 20 minut, týdenní do 60 minut, porada vedení do 90 minut/ a jasné formulaci závěrů nebo úkolů. Zásadním momentem je kontrola těchto úkolů, protože stačí opomenutí či shovívavost a efektivita porady je ohrožena.
Stále hovoříme o managementu, ale je nutné si uvědomit, že do hry, možná lépe říci do boje o výsledky, je nutné zapojit všechny spolupracovníky. Každý v týmu musí znát jasné úkoly a zcela pravidelně musí znát i výsledky. Pracovníci rezervačního oddělení musí vědět kolik prodaných pokojů máme v daný měsíc v plánu a za jakou průměrnou cenu. Pracovník v kavárně musí přesně vědět jaký je denní plán tržeb, a jak se den po dni s těmito úkoly vypořádáváme. Můžeme takto procházet pracovní funkci jednu za druhou. Všichni jsou důležití a každý si musí uvědomit svůj podíl odpovědnosti. Vím, že nástěnky a nástěnkáři dnes nemají snadnou úlohu, především v době po „Pelíškách“, ale zatím neznám lepší formu komunikace těchto oblastí, než je vyvěsit v personální jídelně nebo u personální vrátnice. Velmi se mi v praxi osvědčil i jednoduchý informační občasník nebo lépe řečeno podnikový časopis. Pokud bych neměl vlastní zkušenosti, tak bych nevěřil, jak můžete komunikovat s týmem a jak pozitivně tým tyto informace přijímá a v pravidelných intervalech i očekává. Samozřejmostí je hodnocení úkolů na pravidelných poradách jednotlivých úseků. Nechtějte po členech týmu, aby naplňovali vaše očekávání, když nevědí jaký úkol mají a jak se jim ho daří plnit. Nechte všem členům týmu prostor, motivujte je a řekněte jim, že jen na nich záleží, jak se vám všem bude dařit plnit dané úkoly.
Často se mi stává, že přemýšlím o tom, proč něco nejde tak jak bych si představoval. Něco vázne v komunikaci a hledám problémy někde na druhé straně. Roky praxe mne naučili, že tým pracuje pouze tak, jak je řízen. Pokud něco nejde, tak se především zamyslím nad tím, zda jsem vysvětlil daným nositelům úkolu cíl a zda jsem jim to sdělil jazykem, kterému rozumí. Zde vznikají zásadní komunikační šumy a úplně nejhorší je situace, kdy sice váš pracovník nerozumí úkolu, ale nemá odvahu se zeptat, zda pochopil správně nebo že zadání nerozumí, popřípadě má jiný názor na řešení. S řadou mých kolegů jsme vzájemně nesouhlasili v detailech řešení, ale nejhorší bylo, když jsme nenašli nebo nechtěli komunikovat možná lépe řečeno diskutovat o tzv. „jádru pudla“. Hrdost, dotčenost, uražená ješitnost. Zcela jistě všichni víme o čem je těch několik slov. Neznám lepší systém, než že jeden musí dostat „odvahu“ toho druhého pozvat na pivo a v krátkém čase při houstnutí atmosféry komunikovat problém. Vím, chce to odvahu, ale bez toho se utopíte v pocitu ublíženosti a hořkosti. A především tento stav není dobré pro vyrovnanou pohodu v týmu, bez níž nelze dobře pracovat. Vyčistit vzduch a atmosféru. Někdy stačí opravdu málo, ale to je o dobré a upřímné komunikaci.